電器制造公司跟單員實務培訓教材

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跟單員培訓第一課跟單員概述2

何謂跟單員跟單員（OrderManager）——是指圍繞著訂單工作，并對訂單的交貨期負責的人。它是企業與市場、業務員與客戶的聯系人，在進出口外貿企業中，跟單工作是企業的中心與生命線，好比人“運動神經”，如果沒有一個健康的“運動神經”是不可想象的，所以說：

要做老板，先做業務員；

要做總經理，先做跟單員。3

跟單員的界定

生產跟單：對已接的客戶訂單進行成品出貨送達客戶前的生產進度、貨運報關跟進，以確保如期出貨搭上運輸器為目標。業務跟單：就是對準客戶（即，對本公司服務或產品有購買或享有意向的人群）進行跟進，以締結業務合同為目標的一系列活動。

總經理（助理）生產廠長（經理）設計師（主管）物控員（主管）生產跟單員計劃員（主管）采購員（主管）

業務員（主管）

生產主管

倉管員（主管）4

跟單員扮演的角色談判者：業務員、外貿工作者法律專家：經濟法律、海關、招招立于不敗之地生意人：與客戶打交道，具備適當的精明、干練后勤運輸專家：運輸、物流、配送營銷和管理的高手：從外看是營銷高手，從內看是管理高手。5

編制:劉瑜劍跟單的性質動態性-訂單不斷來去，生產和出貨象車輪一樣運轉核心性-企業工作的中心和核心，老板關注的焦點抽象性-運籌于帷幄之中，決勝于千里之外積累性-工作博大精深，經驗和技能具有廣闊的積累空間綜合性-跨越的部門、環節多，必須擁有全面的綜合能力跨越性-跨越部門、跨越工作性質6

跟單的工作內容及知識、技能要求工作內容跟進生產進度業務跟進成品出貨付運外貿業務跟進客戶接待

知識、技能要求生產管理知識，工作作風訓練，溝通技能與知識業務（營銷）知識，關于企業產品、服務知識物流（貨物運輸）知識外貿業務知識，報關知識外貿業務知識，外文及外文書信知識國際禮儀知識7跟單員應具備的能力與工程人員共事的能力：客戶要求實現、新產品開發細節絕佳的人際關系處理能力：通過他人做事的藝術具有遠見：站在老板和公司整體的高度思考問題清楚的了解公司：公司的產品、要求、管理體系和流程

8在小公司：跟單員=

內勤業務員（或叫業務主管）+生產計劃員（或叫計劃主管）+物控員（或叫物控主管）+采購員這大致相當于書本“通過外貿公司出口型企業跟單模式”一章所述情形

9在大公司：跟單員=內勤業務員或：跟單員=業務部助理（代表業務部向生產計劃及制造部門要貨、催貨、跟蹤出貨）跟單員=總經理特別助理或：總經理室特別助理（代表總經理或老板向生產計劃及制造部門要貨、催貨、跟蹤出貨）

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既然跟單員如此重要，那么跟單員必須具備哪些基本素質呢？

從右邊的小故事可知，任何事，特別是跟單員，必須具備以下的基本素質：

要善于溝通強烈責任感結果導向——主導性意識學會分析各種數據善于做總結報告學會教人做事善于統籌安排各項工作勇于承認錯誤敢于承擔責任

一個小孩子患感冒，到吃藥時間了。

孩子的母親對孩子的父親：“喂，拿茶杯、碗、毛巾給小孩子喂藥?！?/p>

于是孩子的父親拿了一個茶杯、一個碗、一條毛巾給孩子的母親。孩子的母親開始喂藥，將毛巾圍在小孩子的胸前，轉過身，生氣了：

“將藥研細放進碗里，茶杯里倒些白開水，藥碗里放一個湯匙?！焙⒆拥母赣H說：

“你不告訴我，哪里知道！”

11跟單員處理的工作流程和環節訂單定單處理中心生產部門生產計劃采購部出庫庫存查詢出貨傳票倉庫供應商進料倉庫生產轉換銷售部門客戶

12跟單如何站在客戶要求的角度把事作好？一個企業之存在，一個企業之生存與發展，都是以訂單為主線，作為訂單的跟進者，跟單員的工作跨越了一個企業運做體系的每一個環節。站在訂單和客戶要求的角度，跟單員的“官”雖然小，但是，“權力”卻大著呢——問題的關鍵在于，你是否能把它用好,跟單員的“權力”是做事做出來的：事在為別人做，而你又不是別人的頂頭上司，于是，你的溝通技巧、借力使力、四量搏千斤的能力和手法就特別重要！在企業管理來講，跟單員前途無量！企業以訂單為主線，生產以客戶為中心，管理則以跟單為核心，作為一名跟單員——面對客戶、面對訂單開展工作的跟單員，在當今社會競爭日益激烈的市場經濟環境下，重要性不斷突顯出來，在很多公司，跟單員成了老板們的“特別助理”。隨著商品市場的多樣化，小批量化以及節奏加快，跟單員的工作質量，的好壞直接影響公司的服務品質和企業形象。跟單員工作是一項非?！熬C合性”和“邊緣性”的“學科”；對外有業務的素質,對內有生產管理的能力.作為一個企業的接單、跟單、出貨的窗口，跟單員不了解工廠生產環節的運作情況，那難以想象的。在訂單的生產來說，執行這是生產部門，跟單員對客戶負責而追求的交貨期達成率就幾乎“掌握在”生產部門的手里了。于是，溝通、跟催僧能力就特別的致命。這是跟單員工作的挑戰性所在。有些時候，跟單員是業務經理的助理；跟單員是業務部門所有業務人員的助理；有些時候，跟單員是老板的助理；更多時候，跟單員是客戶的助理。跟單員工作的管理性：如果你想學管理，最好的就是從跟單員開始。毫不夸張的說：“在一個工廠里，相對而言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執行性質的，惟獨跟單員工作是計劃性、管理性的?！婀謫?？不奇怪。一個工廠所有的工作都是以客戶和訂單為中心去展開，作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員，當然就沒有誰比他更抽象、更有管理性了??！”跟單員這個崗位是對傳統組織架構的一種超越：它可能掛在業務部，也可能掛在總經理或廠長室，但他的工作卻是跨越部門的，它似乎要去“指揮”很多部門?！谑撬恢皇菍鹘y“官本位”組織作風的一種超越。是的，可以不必夸張的說：自從有了跟單員這個崗位，中國企業的餓管理似乎也上了一個新的臺階。

13本課小結

一句話：

所有的人將事情做好，

跟單員將所有的事情管好！

14第二節課主要內容跟單員的溝通技巧跟單員的管理技巧如何制定合理的生產計劃如何評估生產計劃的可行性如何掌握生產單動態如何利用有關數據

152023/3/1816跟單員培訓第二課跟單員工廠管理技能2023/3/1817主要內容跟單員的溝通技巧如何制定合理的生產計劃如何評估生產計劃的可行性如何掌握生產單動態如何利用有關數據2023/3/1818一、跟單員的溝通技巧2023/3/1819何謂溝通對于跟單員來說，有效溝通不容忽視，這是因為：跟單員所做的每件事都包含著溝通。注意，是每一件事，而不是一些事！跟單員沒有準信息就不能做出決策，而信息只能通過溝通得到。溝通（Communication）——意思的傳遞與理解。完美的溝通，應該是經過傳遞之后被接受者感知到的信息與發送者發出的信息完全一致2023/3/1820舉例哲學問題：“叢林中的的一棵樹倒了卻無人聽到，它是否發出了聲音”小故事“一傳十、十傳百”真實的故事“總裝部阿釵誤解紀敏的意思，造成貨柜車到廠，貨未生產”陷阱2023/3/1821二、如何制定合理的生產計劃2023/3/18221、產能分析產能的表示與分類：設備的產能：日產能=日開機×小時產能人的產能：日產能=日有效工作小時×小時流水線的產能：日產能=日有效工作小時×小時月產能=月工作天數×日產能做何種機型以及機型的制造流程制程中使用的機器設備（設備負荷能力）產品的總裝標準時間，每個制程的標準時間（人力負荷能力）材料的準備前置時間生產線及倉庫所需要的場所大?。▓龅刎摵赡芰Γ┮酝纳a能力2023/3/18232、制定生產計劃應遵循的原則及要考慮的因素：交貨期先后原則：交期越短，交貨期越緊急，正常來說當然優先排產客戶分類原則：客戶有重點客戶，一般客戶之分，越重點的客戶，排期程應越受到重視。如有的公司根據銷售額按A、B、C法對客戶進行分類，A類客戶應受到最優先的待遇，B類次之，C類更次。產能平衡原則：各生產線生產應順暢，半成品生產線與成品生產線的生產速度應相同，機器負荷應考慮，不能產生生產瓶頸，出現停線待料事件。特別地：工序瓶頸、機器負荷大的應予注意不可讓其中間停產。工藝流程：工序越多的產品，制造時間愈長，應重點予以關注。工作部門因素：車間、線、組、拉、機器的種類與名稱

2023/3/18243、時間因素產品設計需要的時間（有的已提單設計好則不必考濾）訂單處理時間。采購物料需要的時間。物料運輸需要時間。物料進貨檢驗需要的時間。（包括等待處理寬裕的時間）生產需要的時間。成品完成到出貨準備時間。2023/3/1825舉例：IKEA的時間因素分析2023/3/18264、周出貨計劃與生產計劃的協調人力負荷是否可以充分支持，不能的話，加班、倒班是否可以解決。機器設備是否準備好，其產能是否達到預定的產能，若人力或機器無法達到，發外包是否可以解決。物料是否到位，未到位是否完全有把握在規定的時間到位。工藝流程是否有問題，有問題能否在規定的時間內解決。環境是否適合生產產品環境要求2023/3/18275、生產準備人員：人力負荷是否合理，人員是否符合需求數量機器：機器是否夠用，其產能是否很快提升，有無其他異常問題工模、夾、治具：是否準備充分，未準備充分的是否確定能按時歸位，其品質是否有異常生產工藝：生產工藝、制造流程是否有問題品質控制：品質控制方法、規程是否準備，各控制點是否準備妥當培訓：人員的培訓是否到位，是否能熟悉本崗位的操作，速度如何，是否會影響生產效率2023/3/1828

常用的幾種排產方法2023/3/1829甘特圖：事項時間12345678Ａ

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甘特圖的特點及適用范圍A、簡單、直觀、易于理解和應用B、不能系統的表達各項工作之間的復雜關系，難以進行后定量的計算和分析，難以進行計劃的優化等。甘特圖的類型：1、帶有時差（激動和緩沖時間）的甘特圖。2、具有邏輯性關系的甘特圖。2023/3/1830日程基準表訂貨生產型日程基準通常使用反向排程法：即出貨日確定后，生產計劃在日程中如何配合的問題。7月1日接單訂購日10/8投產日10/99月24日2023/3/1831里程碑計劃里程碑計劃是以項目中某些重要事件的完成或開始時間點作為基準形成的計劃是一個戰略計劃或項目框架，通常以中間產品或可實現的結果為依據。里程碑計劃的編碼方式里程碑事件5/26/27/28/29/210/211/212/213/2A

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2023/3/1832里程碑計劃表序號里程碑事件交付成果完成時間１需求分析完成需求分析說明書2002.6.15２系統設計完成系統設計方案2002.7.20３程序編碼完成系統軟件及編碼文檔2002.8.24４軟件測試完成測試報告2002.9.3項目經理審核意見：2023/3/1833三、如何掌握生產單動態2023/3/18341、如何控制生產進度采購部門根據請購單進行訂貨，并指定采購進貨同時進度表物控人員和采購人員根據采購進度計劃即使進行跟催檢驗人員按規程檢驗物料，有異常情況在規定的時間內處理完畢貨倉在生產前及時備好物料，遇有異常及時反饋給物控人員各部門按計劃控制產能，并將生產進度不斷反饋給計劃部門人員2023/3/18352、項目進度動態監測A、日常觀測

1、實際進度前鋒線記錄法；

2、圖上記錄法

3、報告表法——設定好格式、免統計、計算機自動匯總B、定期觀測

1、觀測、檢查關鍵工作的進度和關鍵線路的變化情況，以便采取措施調整或保證計劃工期的實現

2、觀測、檢查非關鍵工作的進度，以便更好的發掘潛力，調整或優化資源

3、檢查工作之間的邏輯關系變化情況，以便適時進行調整

4、有關項目范圍、進度計劃和預算變更的信息C、項目進展報告]1、日常報告

2、例外報告

3、特別分析報告2023/3/18363、項目進展報告項目名稱項目所有者項目執行者生產單號報告日期工作編號工作名稱工作情況計劃實際估計結果工時/天開始月日結束月日工時/天開始月日結束月日工時/天結束月日原有/天剩余/天2023/3/18374、比較分析——

橫道圖比較法：細實線表示計劃進度，粗實線表示實際進度工作編號工作名稱工作時間/天項目進度檢查日期123456789101燈罩32底座23燈桿44反光罩55底片32023/3/18385、如何督促物料到位進度？按訂單跟催的方法有：1、按訂單跟催：按訂單預定的日期提前一定時間進行跟催。聯單法：將訂購單按日期順序排列好，提前一定時間進行跟催統計法：將訂購單統計成報表，提前一定時間進行根催2、定期跟催：于每周固定時間，將跟催的訂單整理好，打印成報表定期統一跟催2023/3/18396、物料進度落后的對策物料進度落后時，會影響生產計劃的排期，此時應采取以下措施：1、與供應商協調，并得到確定的進貨時間2、與技術和物料人員進行協商，有無替代品3、通知物料控制人員，做好相關協調工作4、在必要時間變更生產計劃2023/3/18407、物料進度督促技巧提前承諾（復期）自己要清楚材料跟蹤表分清輕重緩急考慮到異常越級、跨環節跟蹤（適當的時候找合適的人處理）2005-4-441跟單員培訓第三課如何利用有關數據（統計方法的運用）

412005-4-442一、如何運用倉庫報表

422005-4-4431、材料進度情況（最基本的用途）a、體現材料是否都已經到位b、總裝部何時安排生產的信息來源c、采購員所需的材料回貨情況的信息來源d、所有跟單員所需的材料回貨情況的信息來源

432005-4-4442、利用倉庫報表分析供應商的準時交貨率供應商準時交貨率

3月份4月份東明20.450.3耀華30.640.2冠杰45.960

442005-4-4452、利用倉庫報表分析供應商的準時交貨率供應商準時交貨率

452005-4-4463、利用報表分析供應商延遲交貨情況供應商延遲交貨情況

東明耀華冠杰五金延遲3天以下3次2次10次3次延遲7天以下6次2次1次2次延遲10天以下2次1次3次2次延遲10天以上1次0次1次1次

462005-4-4473、利用報表分析供應商延遲交貨情況供應商延遲交貨情況

（縱坐標表示延遲交貨的次數）

472005-4-4484、利用報表分析關鍵物料的進度關鍵物料的進度

482005-4-449二、如何運用其它報告

492005-4-4501、利用車間報告得知生產異常情況生產單異常情況

502005-4-4512、利用品控部報告生產異常情況生產單異常情況

512005-4-452討論目前，倉庫的報表準確嗎、及時嗎？有更好的解決辦法嗎？目前，相關跟單員的數據來源充足、準確嗎？跟單員如何收集相關的生產數據？

522005-4-453下節課內容跟單員的工作策略

532005-4-154跟單員培訓第四課跟單員工作策略542005-4-155第一招：一竿子插到底一竿子插到底=超級稽核+個案突破超級稽核：不能只聽直接下屬（組長）匯報，他們的匯報常常令你感動；個案突破：多方面“微服私訪”，“暗地充電”，不出招便罷，一出招就要準、狠、務必見效552005-4-156一竿子插到底562005-4-157“一竿子插到底”是工作方法的問題，而不是能力、水平的問題。任何一個作業員、業務員的水平都不比跟單員差！——跟單員至少要判斷出他（們）作法的對與錯超級稽核可以讓工作落到實處，讓你的直接下屬對你信服572